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Escrito por helder no Abril 18, 2018 em Blog

Gerenciar a folha de pagamento da empresa é um dos processos que demandam mais tempo e esforços dentro dos setores de RH. Afinal, o trabalho deve ser realizado de forma minuciosa para evitar erros de cálculo no pagamento dos colaboradores.

Para que tudo funcione com o máximo de eficiência, é preciso criar estratégias bem estruturadas e manter as informações organizadas.

Pensando nisso, preparamos o post de hoje com dicas valiosas para administrar corretamente esse documento tão importante no dia a dia de sua empresa. Acompanhe!

Organize as obrigações em um calendário

Por mais regular que pareça o fechamento das folhas de pagamento todos os meses, há sempre peculiaridades a serem observadas pelo RH. Por exemplo, algumas obrigações, como as férias e o 13º salário, precisam ser atendidas em datas específicas.

Caso essas datas sejam esquecidas, o empregador poderá prejudicar o seu relacionamento com os funcionários e, até mesmo, ser multado pelos órgãos de fiscalização trabalhista.

Assim, para garantir que as datas sejam atendidas de maneira pontual, crie o hábito de organizar todas as obrigações em um calendário. Anote todas as datas com antecedência e atualize a sua agenda sempre que surgirem novos compromissos financeiros — esse planejamento lhe ajudará a checar se as obrigações estão em dia.

Aposte na tecnologia para facilitar os processos

Os processos manuais de gestão da folha de pagamento, além de estarem propensos a erros de cálculo e de lançamento, podem estar sujeitos à manipulação de funcionários. Por isso, não pense duas vezes antes de automatizar a elaboração dos holerites.

Atualmente, há diversos softwares disponíveis no mercado capazes de integrar informações como faltas, atrasos e horas extras. Com essa facilidade, os operadores do RH não precisarão conferir manualmente os horários da rotina do empregado — o sistema calculará tudo de forma rápida e eficiente.

No entanto, por mais conveniente que seja a tecnologia, não deixe de gerar o holerite físico e cobrar a assinatura dos colaboradores para evitar problemas judiciais e penalidades administrativas.

Mantenha-se atualizado

Os encargos, contribuições e tributos obrigatórios passam por modificações todos os anos. Mesmo que a contabilidade lhe atualize dessas obrigações, é importante ficar atento aos noticiários e boletins para que nenhum detalhe passe despercebido.

As instituições responsáveis pela arrecadação costumam disponibilizar em seus websites tabelas e informativos com todas as particularidades dos encargos.

Para tornar esse processo mais transparente, crie pastas — físicas ou no computador — com todas as atualizações e, caso utilize algum software, certifique-se que o programa também foi atualizado com as mudanças na legislação.

Provisione verbas variáveis e adicionais

O provisionamento é uma prática imprescindível ao planejamento financeiro do negócio. Como em determinados períodos do ano os funcionários têm direito a certas verbas extraordinárias — horas extras, adicional noturno, 13º salário e contribuições —, o setor financeiro deve buscar mapear as despesas extras da folha de pagamento para evitar apertos futuros.

A provisão das despesas adicionais e variáveis permite que o montante possa ser poupado no decorrer do ano e o empreendedor tenha uma noção mais precisa do custo gerado por cada colaborador.

Considere terceirizar a folha de pagamento da empresa

Mesmo com a tecnologia e uma equipe empenhada em gerir a folha de pagamento, essa tarefa não é o core business de sua atividade. Por esse motivo, a terceirizaçãodesse serviço pode significar aumento da produtividade de seus colaboradores, que passarão a ter mais tempo, criatividade e energia para se dedicar a captar novos clientes e agregar competitividade à organização.

Fora isso, a terceirização também antecipa problemas fiscais, já que os especialistas tendem a se manter sempre atualizados em relação às mudanças legais. Por fim, o serviço contratado reduz o número de pessoas envolvidas nas informações confidenciais da folha de pagamento, o que previne conflitos e intrigas entre os funcionários.

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